Consultas frecuentes
En este capítulo vamos a abordar los temas por los que más solicitud de soporte se reciben en la empresa. La intensión es que aquellos que se encuentran con cierta dificultad en los primeros usos del sistema encuentren una respuesta rápida al alcance de la mano.
- Configuración del Sistema para hacer Liquidación de Tarjetas de Crédito
- Configurar en forma correcta Clientes, Categorías y Listas de Precio
- Conexión mediante Escritorio Remoto
- Cómo asociar Artículos con Cuentas Contables
- Errores en el Cierre de Caja
- Configuración de Precios
- Error en la Impresión Fiscal por Desconfiguración de Puertos y otros
- Uso de distintas Monedas en el Sistema
- Cómo manejar los movimientos bancarios
- Cómo crear una excepción en AVAST
- Diferencias entre el Mayor (Deudores por Ventas) y las Ctas Ctes Clientes
- Configuración para Pagos de Facturas de Compra con Tarjeta Corporativa
- Inicialización del Sistema
Configuración del Sistema para hacer Liquidación de Tarjetas de Crédito
En el video a continuación veremos todos los ajustes que debemos hacer para poder liquidar las Tarjetas de Crédito en forma correcta.
Configurar en forma correcta Clientes, Categorías y Listas de Precio
Es recomendable tener en cuenta, al momento de configurar las tablas de Categorías y Listas de Precio, estas indicaciones para utilizar esta herramienta de la mejor manera.
A continuación veremos un video informativo:
Para configurar comprobante y que muestre la Lista de Precio por Defecto designada al cliente, ver aquí
Conexión mediante Escritorio Remoto
Para conectarse al sistema mediante el programa Escritorio Remoto de Windows, los pasos a seguir son los siguientes
- Abrimos Escritorio Remoto en nuestra computadora
- cargamos Nombre de equipo, Usuario y Contraseña
- Estos datos serán proveídos por la parte de Soporte de Sabio Go
A continuación veremos un video instructivo al respecto
Cómo asociar Artículos con Cuentas Contables
En esta página vamos a explicar que para relacionar un Artículo determinado con una Cuenta Contable de Egreso o Ingreso, necesitaremos definir los Tipos de Movimientos.
Es decir que cada artículo, a través de su Tipo de Movimiento configurado, va a tener designadas las cuentas contables donde se van a generar los movimientos que figurarán luego en los Asientos
A continuación veremos un video informativo al respecto:
Errores en el Cierre de Caja
En esta página explicaremos cómo solucionar los problemas mas habituales que se dan al momento del Cierre de Caja.
Por lo general el problema mas frecuente son las diferencias entre los cobros realizados en efectivo y tarjetas de crédito, con los registrados por el sistema.
A continuación veremos un video explicando cómo se solucionan estas diferencias:
Configuración de Precios
Los precios en el sistema de cada producto se cargan , como primera medida, en la pestaña Stock, en Artículos. Allí, al ingresar un nuevo item, en la pestaña Precio, debemos configurar una serie de campos que nos dará como resultado el precio final del producto.
En Tipo Contable, ingresamos el Tipo de Cuenta Contable en relación a ese artículo (ver Cómo asociar artículos con cuentas contables )
Luego, el Costo de Reposición , una Bonificación en caso de tenerla (en porcentaje), la Utilidad (en porcentaje), y veremos que se nos completan los campos de la derecha, al igual que el Precio de Lista. (Neto)
Siempre se recomienda que este precio se configure de acuerdo al canal de venta mas utilizado. Por ejemplo, si la empresa vende mayormente a distribuidores y no a consumidor final, lo idea es que se configure de acuerdo a la venta para distribuidores
A continuación veremos un video informativo sobre el tema
En el caso de necesitar hacer un descuento o recargo en una factura, ya sea por pago anticipado, pago retrasado o por la razón que fuere, se puede hacer al momento de facturar. Para configurar este comportamiento, ver aquí
Error en la Impresión Fiscal por Desconfiguración de Puertos y otros
Cuando nos da error el sistema al momento de imprimir un ticket fiscal, debemos corroborar la configuración de puertos en la computadora con problemas.
Vamos a Sistemas -> Talonarios, allí ingresamos el comprobante que no se imprime y presionamos Buscar
Verificamos el número ingresado en el campo Puerto. Con ese dato, vamos a la pestaña Tesorería -> Controlador Fiscal presionamos Cierre Z o Cierre X. Nos fijamos qué puerto tiene configurado. En el caso de no ser el mismo, lo cambiamos.
En el caso de que la fiscal se haya roto y la factura traiga un numero de ticket viejo, o el primero a partir del ultimo cierre z, una solución puede ser cambiar el punto de venta de los tickets realizados a partir del ultimo que registro la fiscal hasta el ultimo realizado en el sistema.
Uso de distintas Monedas en el Sistema
Si se van a utilizar otras Monedas en el sistema (dólares o euros), ya sea para la compra de productos, para la venta o el cobro de facturas, debemos tener en cuenta los siguientes usos.
Al cargar el artículo, en la pestaña Precios debemos colocar la moneda correspondiente (Ver ABM Artículos).
Luego debemos ir a la pestaña Ventas, en Archivos accedemos a la tabla de Cotizaciones. Allí debemos presionar Agregar para actualizar la cotización de la moneda que vamos a utilizar (en este caso, dólar)
En Moneda completamos con la que vamos a actualizar, luego la fecha si no está puesta por defecto, la tasa y respecto a qué moneda (el Peso). presionamos Aceptar
Al momento de facturar ese artículo, si la factura está en Pesos, el precio en dólares cambia a su valor en Pesos según la última cotización ingresada.
Si configuramos la factura para que sea en Dólares, en la pestaña General del comprobante, el precio del producto permanecerá en dólares y se facturará en dólares.
También se puede ver el saldo de una Cuenta Corriente de Cliente en dolares, de acuerdo a la última cotización cargada en el sistema.
Cómo manejar los movimientos bancarios
En la pestaña Tesorería, vamos a ver el caso de uso Libro Banco. si hacemos un click allí, veremos un cuadro con las cuentas bancarias ingresadas al sistema con los que opera la empresa. Para dar de alta las cuentas, debemos hacerlo a través del ABM Cuentas Bancarias ( Ver aquí).
Veremos los saldos de esas cuentas, detallando los movimientos que restan o suman. Si nos paramos sobre uno de ellos podemos ver el detalle en la parte inferior.
Si presionamos Asiento, veremos las cuentas contables relacionadas al movimiento consultado.
Los movimiento que alimentan las cuentas bancarias son principalmente:
- Las ordenes de pago realizadas por transferencia
- Las cobranzas por transferencia
- Cheques propios emitidos
- Cheques de terceros depositados
A continuación veremos un video explicando estos procesos:
Cuando hacemos depósitos de cheques por lo general se generan impuestos al crédito, débito, gastos de chequera, etc. y otros movimientos más que el sistema no detecta.
La sugerencia es entrar cada tanto al banco (homebanking) y cargar estos movimientos faltantes. Para ello disponemos del botón Agregar de la misma pestaña de Libro Banco
Al presionarlo, se nos activa la ventana de abajo, donde ingresamos el movimiento que vamos a cargar. Si le damos Enter a este campo, se nos abre una tabla de movimientos previamente cargados
A continuación, veremos un video explicativo sobre el manejo de los Movimientos Bancarios:
MOVIMIENTO ENTRE BANCOS
Si tenemos dos o mas cuentas bancarias ingresadas en el sistema y necesitamos hacer un movimiento entre ambas, configuramos dos movimientos bancarios a tal fin:
- Movimientos entre bancos(+)
- Movimientos entre bancos(-)
Al cargar el movimiento negativo desde una cuenta bancaria, se habilita un campo para cargar contra que cuenta se realiza
También nos pide un movimiento bancario contra el cual realizar el movimiento. Sería uno que sumara en la otra cuenta, si estamos restando desde la cuenta activa
Una vez ingresado el movimiento de Debito, verificamos en la otra cuenta bancaria el movimiento realizado
Cómo crear una excepción en AVAST
Muchas veces se generan problemas de conexión con AFIP debido a una configuración faltante al momento de instalar el antivirus AVAST. Mediante este tutorial se explica cómo solucionar el problema
Diferencias entre el Mayor (Deudores por Ventas) y las Ctas Ctes Clientes
Cuando consultamos las Cuentas Corrientes de Clientes de un período, el saldo final debe coincidir con el libro mayor de la misma cuenta (Deudores por ventas)
En caso de que no haya coincidencia puede deberse a:
- Asientos cargados en forma manual en la cuenta contable que no quedaron registrados en la cuenta corriente
- Modificación de asientos en forma manual en la cuenta contable
- Error en los saldos iniciales de los ejercicios
- Errores en los autoasientos de los comprobantes.
Configuración para Pagos de Facturas de Compra con Tarjeta Corporativa
Para poder realizar pagos de Facturas de compra con tarjetas Corporativas, primero debemos definir una cuenta contable en el Activo del Plan de Cuentas, como Caja, llamada Tarjeta Corporativa
Al momento de cargar la factura debemos seleccionar pago de contado. Nos aparece una nueva pestaña en Cajas, la cuenta que creamos, y allí imputamos el pago.
Luego configuramos un Código de Movimiento Bancario, en la Pestaña Tesorería, con el que vamos a cargar el gasto en la cuenta bancaria.
Al momento de cargar el movimiento en el libro Banco, se va a cargar con este código.
Inicialización del Sistema
Una vez que hemos cargado en el sistema los datos de las tablas principales (artículos, clientes, proveedores y demas) y se encuentran los datos de la empresa y el resto de las configuraciones realizadas, el es momento de cargar los saldos iniciales de las cuentas corrientes y los saldos de stock.
Para las cuentas corrientes de Clientes contamos con dos comprobantes, SIC (saldo Inicio Cliente) con el que cargamos los saldos de las cuentas de los Clientes hasta el momento de inicio del uso del sistema. Con el comprobante SAC (Saldo Ajuste Cliente) cargamos los saldos a favor del cliente.
Lo mismo pasa en las cuentas corrientes de Proveedores y los comprobantes SIP y SAP
Lo siguiente es asegurarnos que haya un artículo creado con el que vamos a confeccionar estos comprobantes. Este artículo llamado Saldo Inicial Sistema, por ejemplo, debe tener configurado un tipo de movimiento que lo vincule a la cuenta contable correspondiente.
Debemos tener muy en cuenta que los saldos ingresados no van a tener el detalle de composición. Para eso deberemos recurrir al antiguo sistema que se usaba para manejar las cuentas corrientes, hasta que ese saldo se cubra.
Para inicializar el stock de cada artículo debemos ir a la pestaña Stock encontramos el SIS (Saldo inicio Stock)
Este comprobante modifica el stock de los artículos ingresados, de esta forma establecemos el stock con el que comenzaremos a usar el sistema. Es importante ingresar una observación, y el depósito donde se encuentra el stock ingresado
A este comprobante de SIS se le puede activar un comportamiento que permite la carga de artículos desde una planilla de Excel
En este caso debemos tener lista la planilla con el siguiente formato y los datos de los artículos ingresados:
La descripción y precio no son necesarios. A continuación abrimos el comprobante SIS, presionamos el botón Importar Excel y se cargan todos los artículos con código y cantidad. Configuramos el depósito y cargamos una observación. Al cerrar el comprobante tenemos actualizado el stock.
Para ingresar Cheques de terceros y los saldos de las cuentas bancarias, vamos a la pestaña Tesorería, y confeccionamos un comprobante de Ingreso
En este comprobante ingresamos en la cuenta contable Saldo Inicio Sistema el monto total de cheques de terceros que tenemos al momento, y luego desglosamos el detalle en la pestaña Cheques de Terceros de la parte inferior del comprobante
En el caso de las cuentas bancarias se procede de manera similar.
Para el caso de los cheques propios debemos dar de lata las chequeras primero (link al video de cheques propios y creacion de chequeras) Se pueden ingresar los cheques propios que aún no han sido pagados, realizando la carga por egresos de Tesorería. A tal efecto lo ideal sería también cargar las órdenes de pago que fuero cubiertas con dichos cheques para que quede la transacción registrada en forma completa.
También podemos agregar el efectivo correspondiente a cada caja. En este caso vamos a Ingreso de Tesoreria, cargamos la caja en la parte superior del comprobante, y cargamos el monto en efectivo en la cuenta SALDO INICIAL
En la pestaña inferior de EFECTIVO elegimos la cuenta de la misma caja seleccionada anteriormente y cargamos el monto. De esta forma iniciamos las cajas con el efectivo que les corresponde.
Con respecto al Plan de Cuentas, se entrega un plan de Cuentas preconfigurado. Lo recomendable es que se utilicen las mismas cuentas. Se les puede cambiar levemente la descripción, pero hay que considerar que la configuración de los autoasientos de algunos comprobantes o movimientos puede verse perjudicada si no somos cuidadosos.
En el caso de tener que eliminar una cuenta contable, el sistema va a pedir que sea reemplazada por otra de naturaleza similar. En ese caso debemos seleccionar el reemplazo y allí nos va a dejar eliminar la primera.
(Aca se puede agregar el link al video sobre el manejo del plan de cu