Gestión de Comprobantes
En la ventana de Consulta de Ventas, veremos una serie de filtros donde podemos buscar un comprobante determinado. En este caso será un comprobante de tipo Venta, pero este filtro también puede ser configurado de acuerdo a lo que buscamos
Los comprobantes respaldan todas las transacciones que realiza la empresa, por lo que es muy importante registrarlos correctamente para que Sabio Go funcione con eficiencia.
Los comprobantes pueden ser de diversos tipos: Venta, Compra, Pago, Cobros, etc. Poseen un código de tres letras y una descripción, que se configura de acuerdo a la jerga de cada empresa. A su vez estos comprobantes pueden pertenecer a dos Grupos diferentes: los Contables y los No contables. Los primeros son los que registran variación del Patrimonio de la Empresa, los segundo no. Por ejemplo, una factura de venta registra la entrada de fondos a las cuentas de la empresa, es Contable. Mientras que un pedido de mercadería no refleja movimiento de dinero, es sólo una intención de compra.
Cuando realizamos una búsqueda de comprobantes, podemos hacerlo a través de diferentes filtros. Estos filtros se agrupan en:
Filtros Principales: Tipo, Artículo, Sucursal, Comprobante, Cliente, Forma de Pago, Grupo, Vendedor, Número, fechas (Desde-Hasta), si esta Aplicado a otro comprobante, etc. Una vez configurados los filtros presionamos Buscar. En la pantalla inferior veremos los resultados de la búsqueda.
Una segunda solapa en el,cuadrante de filtros nos brinda mas posibilidades de búsqueda: por Unidad de Negocio, Nro. de Asiento, Estado, Observaciones, Categoría, Centro de Costo, Provincia, Fecha de Ingreso, moneda, Transporte, Chofer, Vehículo, con CAE, sin CAE, medios de pago, etc. Estos filtros se usarán dependiendo el tipo de comprobante que busquemos. por ejemplo una factura no tiene datos de transporte, por lo que sería inútil configurar este filtro para este ítem
Con los botones de la parte inferior tenemos la posibilidad de ver los detalles del comprobante, las Aplicaciones del mismo, es decir si esta relacionado con otro comprobante, como ser la factura de una compra se suele aplicar al remito de entrega de dicha mercadería. El Asiento es el numero de transacción con el que está registrada contablemente la operación. Presionando el botón Reimprimir podemos ver el comprobante a imprimir, o como un archivo de Excel, o podemos enviarlo por mail a nuestros clientes.
Para ello debemos cargar la dirección de mail, determinar el formato en que vamos a enviar el comprobante, presionar Adquirir y luego enviarlo. previamente debemos configurar el mail de la empresa para que sea enviado desde esta dirección. Para verificar la cuenta de la Empresa, vamos a la pestaña Cuenta y vemos la configuración de la misma.
Presione aquí para obtener instrucciones de cómo configurar el mail de la empresa
En la pestaña Punto de Venta Rápido, tenemos acceso a una pantalla segura de venta, donde podemos hacer facturas de venta, tanto a consumidor final como facturas A.
Esta es la pantalla que se utiliza por lo general en los supermercados, o en lugares donde se pretende aumentar la seguridad contra robos o errores por parte de los cajeros.
En esta pantalla vemos en la parte superior los datos del cliente, número de comprobante, fecha y hora de la operación. Por lo general el sistema tiene conectado un scanner que lee los códigos de barra de los artículos. También nos da la opción de cargar el código a mano de los mismos. Primero presionamos '*' y luego la cantidad del artículo, a continuación escaneamos o ingresamos el código del mismo.
A medida que vamos ingresando los artículos nos va apareciendo la lista en la parte media de la pantalla. Si necesitamos anular un producto, requerimos de la autorización de un supervisor. Esta autorización se da a través de una clave o codigo QR que ellos poseen.
Cuando ya terminamos de pasar todos los artículos, presionamos F10 para elegir la forma de pago. Luego F11 y F12 para finalizar el tiquet, que saldrá impreso por la impresora fiscal.
En la forma de pago, veremos dos opciones: Cuenta Corriente (factura mayorista) o Contado. Para la primera, debemos ingresar el nombre del cliente presionando F5. También se puede hacer una factura mayorista de contado, obviamente, pero debemos siempre ingresar al cliente al momento de facturar.
Las facturas abonadas con tarjeta también se ingresan como Contado, y se hace el cupón de venta con el Posnet. Al finalizar el turno de caja, sacamos del Posnet el monto del lote, presionamos, F8 e ingresamos el monto del lote de tarjetas. Luego procedemos al cierre de caja presionando F9. Esta tecla realiza el cierre de caja en el sistema y saca el informe Z de la controladora fiscal. Con esto verificamos que el monto facturado por el sistema coincida con el monto registrado en la controladora.
Otras teclas que podemos utilizar son:
F1: para acceder a la lista de artículos
F2: Cuando queremos consultar el precio de un artículo sin que se registre para facturar
F3: cuando se hace un descuento sobre el precio de un producto. (Esto se puede configura así o simplemente anular su función)
F4: para acceder a la lista de precios.
Cuando accedemos a los listados, ya sea de Artículos, precios o clientes, buscamos el registro que necesitamos y presionamos Enter para cargar los datos.
Ademas, en la parte inferior de la pantalla veremos la cantidad de items facturados, y el monto total de la operación.
En la pestaña de Facturación, vemos todos los comprobantes relacionados con la venta que podemos realizar. Estos comprobantes son contables, es decir que modifican las cuentas de la Empresa.
Las operaciones usuales son Factura Electrónica, que se realiza por compras mayoristas, por lo general. Es un comprobante digital funcional y legalmente equivalente a la factura en formato papel, que la reemplaza en la mayoría de las operaciones de quienes estén obligados u opten por su utilización.
Este medio de facturación permite la gestión, almacenamiento e intercambio de comprobantes por medios electrónicos o digitales sin necesidad de su impresión
Como vemos, en la pantalla figura, en la parte superior, el nombre y código del comprobante, si es contable o no, a que área pertenece, identifica al usuario y a continuación figura el nombre de la empresa.
Luego nos permite llenar los datos del cliente mediante un buscador. Del lado derecho vemos las fechas de emisión y vencimiento, el número correlativo de comprobante, Talonario, en caso de que podamos optar por usar varios, forma de pago, la caja donde se realiza la operación y la lista de precio a utilizar. Como ya vimos, cada cliente, de acuerdo a su categoría, tiene designada una lista de precio por defecto, pero se puede modificar a la hora de facturar.
A continuación se ingresan los artículos según su código. En el caso de no saberlo se coloca algún indicio y se nos abre un listado de artículos para elegir. Ingresamos la cantidad y con la tecla Enter vamos recorriendo los distintos campos del artículo.
En la parte inferior vemos ciertos datos que podemos modificar o agregar, como la moneda a utilizar, la tasa, aplicación de percepciones de Ingresos Brutos o Ganancia, en caso de que corresponda, observaciones.
Si hubiéramos optado por la opción de pago de Contado, en la parte inferior aparecen otras pestañas que debemos atender:
Para pago de contado efectivo, en la pestaña Efectivo figuran los datos de la cuenta donde ingresará el dinero, la descripción de la misma y el dinero a ingresar (el total o una parte de la compra).
Si el pago fuera con tarjeta, se colocan los datos de la tarjeta, el cupón y titular se completan solos. Al monto lo ingresamos, ya sea que cubra toda la compra o una parte. Por ejemplo, la otra podría ser en efectivo
Una vez corroborados los datos, presionamos Aceptar y se cierra el comprobante.
La Facturación Fiscal es en su funcionamiento igual que la Electrónica, sólo que se usa mas frecuentemente para facturar a Consumidores finales. Es la que usamos con la pantalla de Punto de Venta Rápido.
La facturación fiscal se hace con un controlador fiscal. Al sistema se conectan estos aparatos que guardan la información de todos los comprobantes de venta realizado en una determinada computadora, para luego pasar esta información al AFIP. A su vez estos controladores poseen una impresora que saca los tickets de conmpra que son entregados a los clientes, También realiza informes de ventas, como el comprobante Z, que refleja las ventas, cantidad de tickes en un turno de caja determinado, o la cinta testigo, copia fiel de todos los tickets emitidos.
Siempre se recomienda al momento de cerrar un turno de caja en el sistema, sacar del controlador un informe Z para controlar que las ventas registradas en el sistema coincidan con las registradas en el controlador. De esta forma el sistema se mantiene fiel a la realidad del movimiento contable de la empresa. Ademas, si llega a haber discrepancias por algún motivo técnico o error en el uso del sistema, es mas fácil encontrar el error y solucionarlo en el momento.
También se pueden realizar Facturas Manuales. En ocasiones se utilizan para registrar operaciones que se grabaron en la controladora fiscal pero no lo hicieron en el sistema, por lo general por problemas de conectividad entre la computadora y el controlador. En este caso debemos ingresar el numero de comprobante correspondiente al del ticket y realizar la facturación.
Para la realización de Notas de Crédito, el procedimiento es similar, solo que el monto ingresado se resta de la cuenta Caja, tiene el efecto de anulación de la factura.
También se puede hacer una Nota de Crédito desde la Consulta de ventas. Si ingresamos a esta pestaña, filtramos la búsqueda hasta encontrar la factura a la que queremos hacerle la Nota de Crédito, y parados sobre ella presionamos el botón Hacer NCM. En seguida se abre la pantalla de Nota de Crédito con el titular y los productos ya cargados para cerrar el comprobante.
También podemos presionar el botón Hacer Otro, y se nos abre una ventana con todos los posibles comprobantes a realizar con los mismos datos de titular y productos. Nos `paramos sobre la opción elegida y presionamos Enter para que se abra la ventana del comprobante.