Cobros y Pagos - Comprobantes

Para consultar Cuentas Corrientes, vamos a la pestaña Ventas, Informes, Cuentas Corrientes.  Alli se pueden realizar una búsqueda por clientes de la o las cuentas que nos interesan. Presionando el botón Movimientos, vemos las transacciones que componen la cuenta elegida, cómo se ha llegado al saldo de la misma. Si queremos hacer una Cobranza, presionamos el botón Cobrar. Alli se nos abre una ventana para realizar un recibo y nos trae ya sea las facturas que no han sido saldadas, como recibos con saldo a favor del cliente, para que apliquemos el nuevo recibo a estos documentos. Para aplicar el recibo a estos comprobantes debemos presionar Enter sobre el monto a aplicar, y los valores se van a cargar en la parte inferior de la pantalla.

En la parte inferior tengo las solapas con los distintos valores que puedo recibir en forma de pago (efectivo, tarjeta, cheques, transferencias, etc). Puedo cargar retenciones y descuentos.

Para registrar un pago con cheques, debo ingresar el Banco por su número oficial, tipeamos el número de cheque, la fecha de emisión, el monto,, determinamos el tipo de cheque, etc. Se puede cubrir el monto con distintas formas de pago

Las facturas de venta tienen un saldo, El cliente puede cubrir la totalidad del saldo al momento de pagar, o una parte. Lo mas lógico sería que el recibo cubriera parte o el total de la factura con mayor antiguedad, aunque puede no ser así. Es decir que aplicaríamos ese recibo a determinada factura, aunque no cubra el total de la deuda. Ambos comprobantes quedan relacionados.

Los recibos pueden ser estándar, de cobranzas anticipadas (que no aplican a una factura), de cobranzas de presupuesto, recibos manuales, etc. Estas configuraciones van a depender de las políticas con que se manejen en la empresa.En el caso de los recibos anticipados, si se decide destinar ese monto a una determinada factura se realiza un comprobante Cancelatorio.

El diseño de impresión tanto de los recibos como de otros documentos también es configurable, aunque ya viene preconfigurado. Se pueden modificar a gusto de la empresa, cambiando textos, agregándose logos, publicidad, ofertas, etc. Se pueden enviar por correo electrónico como PDF desde el mismo sistema quedando registrados en los mails enviados en la casilla institucional. Sabio Go, por ser un sistema programado con lenguajes de última generación, tiene la virtud de poder interactuar con aplicaciones de esta naturaleza.

La ventana de recibos es similar a su gemela opuesta, la ventana de Pagos. la diferencia esta en que en la cobranza yo aplico a facturas de ventas los recibos, en este caso realizo ordenes de pago que se aplican a facturas de proveedores.

Para hacer una Orden de Pago, en cuenta corriente, voy a la pestaña Compras, Ordenes de Pago. Vemos que la ventana es muy similar a la de Recibos. Al momento de pagar con cheques elegimos cheques en cartera o propios. Si pagamos con un cheque de terceros mayor a la deuda, podemos dejar el saldo a favor, o pagar con distintos medios, con cheque, efectivo, transferencia bancaria, etc.

Sabio Go soporta todos los algoritmos de cálculo de retenciones en las ordenes de pago, para aquellos que son agentes de retención de ganancias, con toda la lógica del acumulado mensual, de lo ya retenido, de la categoría, siempre y cuando el usuario haya cargado bien en el maestro de proveedores cual es el tipo de régimen de ganancia en el que está el proveedor, si son bienes u honorarios, si está exento, etc. Y el sistema hará solo el cálculo de la retención y al momento de imprimir la orden de pago generará la constancia de retención de ganancia y la contabilidad correspondiente.

Todo está pensado para que un usuario administrativo categoría A, de la mas básica, pueda manejar el sistema en cada una de las áreas, sin que tenga que haber un experto, un contador o administrador de empresas en cada área. Sabio Go está pensado para que el contador trabaje en conjunto con nosotros y nos indique como configurar el sistema de tal manera que se ajuste a la operatoria de la empresa y pueda brindar información confiable.

Habiendo descripto brevemente cómo se realizan estas actividades de Compra, Venta, Pagos y Cobros a través del sistema en una empresa, hemos establecido el ABC del funcionamiento del Sabio Go. Ya el software está administrando lo escencial. 

La secuencia para que la empresa comience a producir utilizando el sistema sería la siguiente: se define el tipo de negocio (minorista, mayorista, distribución, servicios, etc.) Esto define el tipo de base de dato con el que vamos a trabajar. Luego se definen las políticas de precios,  cómo va a llevar la contabilidad la empresa, si en forma interna o mediante un estudio externo de contadores. El sistema les va a permitir llevar una contabilidad más ordenada que les va a favorecer a la hora de solicitar créditos, acceder a un leasing, a atraer inversionistas, al crecimiento en general. 

Se definen a continuación los circuitos de trabajo, se definen los comprobantes, el diseño de los mismos, permisos de los usuarios, se capacitan y se sale en producción. Lo que viene después es toda la parte de reportes, informes. Para ello tenemos una herramienta muy poderosa en el sistema. desde reportes lineales, planos, como tablas, planillas, gráficos simples, hasta una herramienta de análisis en cubo, que brinda mayor poder de análisis, ya que permite relacionar mas variables y factores, permite contrastar información de distintas sucursales, épocas, localidades, etc. Permite un análisis de ventas mas completo, desde diversos puntos de vista, mayor control del stock, analizando los diferentes estados del mismo, etc.

Finalmente, el punto final de los reportes es el Business Intelligence, es decir, el acceso en tiempo real a través de cualquier dispositivo electrónico, de los datos de la empresa, los indicadores fundamentales del negocio. Ese servicio se comercializa aparte,y es clave para las empresas de vanguardia de los países más desarrollados.

Hoy en día en Córdoba hay alrededor de 28.000 pymes, de las cuales se calcula que solo un 10 por ciento llevan su administración en forma bien ordenada. Sabio Go brinda la herramienta ideal para la pequeña empresa que , a través de una correcta gestión, quiere crecer.