Ventas y Compras - Comprobantes

Los módulos de Ventas y Compras son hermanos gemelos, salvo por el hecho de que uno trabaja con clientes y suma valores a las cuentas contables, mientras que el de compras trabaja con los Proveedores , restando valores de las cuentas.

¿Qué tienen en común Ventas, Compras, Pagos y Cobros? Que se gestionan a través de Comprobantes. Cualquiera de estos movimientos se respalda con un documento, ya sea contable (movimiento o compromiso de valores) o no contable (movimiento o compromiso de mercadería), de contabilidad Real o Presupuestaria.

 El efecto que causa cada comprobante sobre los valores o el stock de la empresa también es customizable, es decir se puede configurar de acuerdo a las necesidades administrativas de la empresa. De igual manera hay ciertos patrones de trabajo que por experiencia se sabe que son los mas utilizados y son con los que se configuran estos comprobantes por defecto, según el rubro de cada empresa.

Esta herramienta de configuración permite adaptar al sistema tanto al circuito administrativo como a la jerga que se utiliza en la empresa, se puede ajustar el diseño e impresión de estos comprobantes, los estados, los permisos de cada usuario sobre los estados de los mismos, etc. , de tal manera que la empresa pueda realizar su actividad en forma ordenada y de acuerdo a sus parámetros administrativos. Estos cambios se pueden realizar dentro del mismo sistema, sin recurrir a la programación, siendo esta una herramienta muy poderosa, ya que nos permite mayor control en la operatoria.

Cuando cargamos el sistema en la computadora, vemos que el diseño de la pantalla es similar al típico menú de Windows, con un formato estandarizado por Microsoft, que marca los lineamientos en este sentido para todas las aplicaciones que corren en sus sistema operativo. El sistema, al ser de escritorio, si se corta Internet sigue funcionando, la velocidad no varía. Esto se debe a que es un sistema de Misión Crítica, pensado para industrias que no pueden parar, para negocios minoristas que no pueden dejar de facturar.

El ABM de Clientes (Alta, Baja, Modificaciones) se encuentra en la pestaña de Ventas. Esto es la gestión del Maestro de Clientes. Llamamos Tablas Maestras a aquellas que no crecen diariamente, pero que poseen información fundamental para la operatoria diaria de la empresa.

Las consultas de tablas maestras tienen una serie de filtros opcionales arriba, que acota la búsqueda de información, y el botón Buscar. Debajo vemos una grilla con todos los datos filtrados, donde nos podemos mover con las flechas del teclado o con el mouse, y a continuación vemos todos los datos del cliente seleccionado. Por debajo de estos datos tenemos la típica botonera Agregar, Modificar, Eliminar, Imprimir. 

Sabio Go soporta todos los Web Service y todos los servicios fiscales de Afip, aproximadamente 30 servicios, desde facturas electrónicas, facturas de crédito, liquidaciones pecuarias, remitos electrónicos, informes, etc. Si alguno no está incluído en el sistema, se agrega sin ningún costo. Sabio Go da garantías de funcionamiento y actualización de todos los cambios en Afip.

En la pestaña Ventas podemos ingresar a Consulta de Comprobantes. Allí ingresamos el tipo de comprobante que vamos a consultar. (por ejemplo, puede ser de Venta, de Compras, Pagos o Cobros, entre otros)

En la parte superior de la consulta vemos diversos filtros con los que podemos acotar la búsqueda. Por ejemplo, si cargamos un cliente, nos va a informar de todos los comprobantes realizados a ese cliente. En el listado vamos a ver fecha, código de comprobante (tiene tres letras y puede ser configurado de acuerdo a la jerga que se utilice en la empresa), que permite la búsqueda rápida de los mismos. 

Si nos paramos en un comprobante y presionamos el botón de Detalle en la parte inferior, podemos ver una ventana que va a reflejar todos los datos de ese comprobante. En la parte superior figura el código del comprobante, el usuario que está logueado y el nombre de la empresa. Recordemos que el sistema es multi empresa, por lo que es necesario que este dato figure. Debajo tenemos los datos de la cuenta corriente y los datos del titular de la cuenta. A continuación vemos el detalle del comprobante, articulos, forma de pago, etc. A continuación agregamos un video informativo sobre la Consulta de Comprobantes:

Cuando realizamos un Comprobante Contable, tenemos un área donde se selecciona la cuenta corriente (en el caso de los comprobantes contables). En los campos donde encontramos el signo + podemos escribir una parte del nombre y el buscador nos trae todos los registros con esa combinación de letras. El signo + tambien se puede utilizar para indicar dos partes del registro que se busca. Por ejemplo para buscar a un tal Juan cuyo apellido comienza con "Ba", escribimos Juan+Ba y el buscador actúa en consecuencia.

También se puede buscar a un cliente por el CUIT o el ID, aunque tengamos el dato incompleto. Son poderosos buscadores que nos permiten encontrar lo que necesitamos en el menor tiempo posible.

El sistema se puede manejar con el teclado y el Enter totalmente, ya que en muchos puestos es incómodo utiliza el mouse. Sobretodo usuarios de punto de venta. Los datos típicos del comprobante son todos customizables (fecha, fecha de vencimiento, forma de pago, etc). Se puede decidir si se va a trabajar con listas de precios, si se van a manejar distintos talonarios, manuales, electrónicos, fiscales, si se van a manejar distintos turnos de caja o no, , si se van a definir vendedores o no, si se van a designar vendedores a los clientes, etc.

A la hora de completar la grilla del comprobante que estamos realizando, se eligen los artículos o conceptos. El sistema maneja un maestro de artículos o productos que refiere no solo a cosas tangibles sino también a intangibles, como servicios. Estos productos pueden mover o no stock y uno puede elegir según este tipo de producto si afectan contablemente a la misma cuenta o a distintas cuentas contables. El comprobante va a generar la contabilidad en base a esa configuración previa.

La grilla se va cargando al estilo de un buscador. en algunos pide una pista para acotar la búsqueda del resultado, ya que algunas tablas traen miles de datos y ralentizaría la operación. Incluso en el campo código podemos escribir una breve descripción del producto y el buscador encuentra los registros afines. Normalmente en los puntos de venta se trabaja con un lector de código de barras que ahorra el tipeo. 

Este modelo de carga de comprobantes es común a todos los comprobantes del sistema, a grandes rasgos. Los puntos de venta minorista, como los de supermercado, que tienen que ser ágiles, utilizan una pantalla especificamente diseñada por Sabio Go, con letras grandes, que no deja anular comprobantes, que permita que el cliente vaya viendo lo que se factura, donde figura el logo de la empresa. En resumen, que facilite una operatoria de extrema seguridad y alta velocidad. Estos Puntos de Venta Rápidos trabajan con terminales de pagos con Tarjeta de Crédito y Débito tanto PosNet como LaPos. Están integrados a la terminal de manera automática, haciendo que el sistema se conecte y realice la transacción. De esta forma se evitan errores y se genera mayor control de la operación, Ademas soporta las controladoras fiscales de segunda generación, y las de modelos anteriores, tanto las de impresión térmica como las matriciales.

Los Comprobantes no Contables se realizan de una manera similar a los contables, la pantalla es parecida, posee casi los mismos datos, mas algunos otros, como transporte, chofer, etc.

Los Comprobantes de Compra como los de ventas son muy similares, con la diferencia que en los de compras nosotros debemos cargar los precios, ya que vienen del proveedor, y no es necesario imprimirlos. El hecho de que la interface de carga y consulta de comprobantes sean muy similares, sin importar el tipo de documento del que se trate hace que la curva de aprendizaje del uso del sistema sea muy alta, debido a que las mismas técnicas de uso e interpretación se aplican en todos ellos.

Una vez que se configura el sistema y se pone en marcha, se comienzan a generar estos comprobantes, y todo tipo de informes de gestión. De la venta se empieza a nutrir el libro IVA Ventas, se cargan las cuentas corrientes de los deudores, se generan saldos, que se posibilita que se pueda cobrar. En el caso de Compras, se cargan facturas que acrecientan el libro de IVA Compras, se define la posición de IVA, se comienza a generar la deuda con los acreedores, las que generan a su vez las órdenes de pago. Y una vez que se cobraron las deudas se puede tener cheques en cartera para cubrir estas órdenes de pago, cancelando las deudas con los proveedores . Sabio Go empieza a integrar toda la información de manera controlada y segura para coordinar la operatoria de todas las áreas de la empresa.